Elaboramos um guia definitivo do contrato de prestação de serviços para agências de eventos.
Cada negócio tem suas peculiaridades.
Dessa vez, decidimos elaborar um guia definitivo para explorar a atuação específica das agências de eventos e o contrato mais utilizado em seu ramo de atuação: o contrato de prestação de serviços.
É claro que uma empresa, até mesmo para formalizar sua atuação, utilizará diversos tipos de contratos, dentre eles, o contrato de prestação de serviços.
Considerando que a atuação de uma agência de eventos é direcionada para transformar eventos em grandes experiências, é natural que o contrato de prestação de serviços seja amplamente utilizado no dia a dia das agências de eventos.
Nos acompanhe para entender:
- O que é contrato de prestação de serviços?
- Como fazer um contrato de prestação de serviços?
- Peculiaridades do contrato de prestação de serviços para uma agência de eventos
- Riscos de se utilizar um modelo de contrato de prestação de serviços
- Conclusão
Vamos lá?
1. O que é o contrato de prestação de serviços?
Guia definitivo do contrato de prestação de serviços
O contrato de prestação de serviços é o contrato que estabelecerá regras entre empresas ou pessoas naturais que contratam entre si a prestação de um serviço.
No caso das agências de eventos, sua atuação é direcionada para o planejamento e organização de um evento que, inclusive, pode ser corporativo.
A agência de eventos se responsabiliza pelo sucesso do evento e pela qualidade do serviço que será prestado.
Para cada serviço prestado, ou seja, para cada evento será necessário ajustar um contrato de prestação de serviços com a parte contrária, nesse caso, com o cliente.
2. Como fazer um contrato de prestação de serviços?
Guia definitivo do contrato de prestação de serviços
Com certeza, a regra número para fazer um contrato de prestação de serviços é entender e passar para o papel as peculiaridades do negócio (no caso do nosso post, de uma agência de eventos).
Apenas um advogado especialista na elaboração de contratos poderá elaborar, após entender as peculiaridades do negócio, um contrato realmente protetivo.
Para a elaboração de um contrato de prestação de serviços é indicado que o advogado realize ao menos uma reunião inicial com o cliente para entender o serviço contratado e os principais problemas que podem surgir dessa relação.
Um advogado especialista também deverá informar ao seu cliente quais cuidados pré-contratuais devem ser tomados.
Em casos mais complexos, após a elaboração do contrato, é indicado que o advogado realize uma reunião final, para expor ao cliente o contrato e as cláusulas que exigem mais atenção.
Nas reuniões o advogado consegue extrair informações valiosas do cliente para pensar em problemas que, provavelmente, o cliente nunca nem sonhou que podem ocorrer.
Claro que em uma relação duradoura entre advogado e agência de eventos, com o passar do tempo e conhecimento do negócio, a necessidade de se realizar reuniões diminuem e, em muitas ocasiões, apenas a troca de informações das peculiaridades do evento/ negócio, por e-mail ou contato telefônico, é suficiente para a elaboração do contrato.
De qualquer maneira, listamos os principais tópicos que um advogado especialista em contratos deve abordar com seu cliente, para iniciar a elaboração de um contrato de prestação de serviços.
- Serviço contratado e vigência do contrato;
- Preço e pagamento;
- Diretrizes gerais para contratante e contratado;
- Responsabilidade de contratante e contratado;
- Responsabilidade em caso de rescisão;
- Disposições sobre propriedade intelectual e confidencialidade;
- Proteção de dados pessoais;
- Penalidades;
- Disposições gerais.
Fazer um contrato de prestação de prestação de serviços exige o conhecimento da legislação e o conhecimento do negócio que envolve as partes contratantes.
3. Peculiaridades do contrato de prestação de serviços para uma agência de eventos
Para que a agência de eventos garanta não somente um evento de sucesso, mas, também um “pós-evento” de paz, precisa disponibilizar para seus clientes um contrato de prestação de serviços específico, que abranja todas as peculiaridades do negócio.
Além disso, um evento nunca se realiza sozinho.
É provável que a agência de eventos necessite contratar outros serviços (nesse caso, atuando como cliente de determinada empresa).
Assim, um contrato com um cliente final necessita de cláusulas específicas abrangendo as particularidades dessa relação.
Consequentemente, um contrato com um parceiro comercial também necessita de cláusulas específicas abrangendo as particularidades dessa relação.
O contrato de prestação de serviços de uma agência de eventos (como contratada) deve prever, por exemplo:
- Responsabilidades em caso fortuito ou de força maior, com a previsão de eventos específicos. Nesse aspecto, a pandemia decorrente do COVID-19 é um exemplo de caso fortuito que causou surpresa e danos para contratantes e contratadas;
- Determinar especificações e quantitativos de um evento, por exemplo, se há necessidade ou não de delimitar expressamente peculiaridades do evento e número de participantes;
- Responsabilidade das partes com relação ao cancelamento do evento, inclusive, com relação aos subfornecedores. Perceba que tudo está interligado, pois, o contrato firmado pela agência com seus subfornecedores também refletirá diretamente no contrato firmado com o cliente final;
- Como ocorrerá (e se ocorrerá) a devolução de valores em razão do cancelamento do evento;
- Responsabilidade das partes com relação ao ressarcimento de danos. Por exemplo, um contrato elaborado por um advogado especialista, após a análise das peculiaridades de cada caso, será redigido da seguinte maneira “a empresa responderá apenas pelas perdas e danos comprovados;
A inclusão da palavra “comprovados” faz toda a diferença, pois, uma cláusula que prevê apenas responsabilidade pelas perdas e danos é extremamente genérica (abrange todos os danos), enquanto, a palavra “comprovados” delimita a responsabilidade da empresa apenas para os danos devidamente comprovados;
- Maneira pela qual ocorrerão as aprovações de briefing e soluções para o evento: por e-mail com confirmação de recebimento? Por mensagens de whatssApp? A aprovação torna-se importante especialmente com relação aos gastos efetuados pela agência (pré-evento) e que serão reembolsados (se for o caso);
- Responsabilidades decorrentes da aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A maior parte das cláusulas aplicáveis para a agência (como contratada) são aplicáveis para a contratação de subfornecedores, entretanto, as cláusulas devem ser alteradas em beneficio da agência contratante.
Como essa alteração deve ocorrer?
Apenas um advogado especialista na elaboração de contratos poderá prever cláusulas que beneficiam a agência que o contratou.
Por vezes, apenas a inclusão de uma única palavra muda todo o sentido da cláusula, para melhor ou pior.
Mas, listamos algumas cláusulas específicas que devem ser pensadas em um contrato de prestação de serviços em que a agência de eventos figura como contratante de subfornecedores, por exemplo:
- Previsão de reembolso de valores adiantados pela subcontratada: como acontecerá? Quem e como aprovará despesas? O evento (do cliente final) precisa ter ocorrido para que o reembolso seja pago?
- Isenção de responsabilidade da agência pelos empregados da subcontratada e previsão de reembolso de despesas comprovadamente efetuadas, em decorrência de eventual processo trabalhista movido por empregado/ mão de obra da subcontratada.
- Possibilidade de a agência contratante fiscalizar os serviços da subcontratada, inclusive, por meio de auditoria a ser realizada antes do evento.
- Responsabilidade das partes na hipótese de cancelamento do evento.
É claro que trouxemos apenas alguns exemplos de cláusulas que devem obrigatoriamente serem dispostas em um contrato, mas, como já pontuamos, cada evento é diferente e, portanto, deve ser pensado com suas peculiaridades a fim de proteger a agência de eventos antes do evento, durante o evento e pós-evento.
4. Riscos de se utilizar um modelo de contrato de prestação de serviços
Nós já escrevemos um post detalhado sobre os 7 riscos de se utilizar um modelo de contrato padrão.
Mas, é claro, que cada empresa enfrentará riscos específicos relacionadas ao seu ramo de atuação.
Por exemplo, no caso das agências de eventos sabemos que um evento nunca é igual ao outro.
Cada evento é um novo serviço.
Por esse motivo, utilizar um modelo de contrato padrão para todos os eventos é um grande risco.
Utilizar modelos pode ser muito tentador, quando você pensa em uma possível economia de tempo e dinheiro.
Mas, provavelmente, você realizará um mau negócio que pode te custar muito mais caro do que contratar um profissional especializado na elaboração de contratos.
Um contrato genérico não protegerá as peculiaridades do seu negócio.
Dessa maneira, os detalhes do seu negócio precisam ser estudados por um profissional a fim de que cláusulas de proteção sejam inseridas em qualquer contrato firmado por sua empresa.
Um contrato elaborado de acordo com as peculiaridades de cada negócio é capaz de prever futuros gastos, assim como, delimitar eventuais prejuízos.
Existem sim cláusulas padrões que devem estar em todos os contratos, por exemplo, a cláusula que dispõe sobre multa em razão de inadimplemento contratual, ou seja, uma multa que é imposta para quem não cumpriu as regras do contrato.
Mas, um contrato ambíguo que admite diversas interpretações, possivelmente, será transformado em um processo judicial.
E lembre-se de que na esfera judicial, sua empresa estará refém de uma única interpretação: a do juiz.
Além disso, o término antecipado de uma relação contratual pode ser extremamente desgastante se sua empresa não estiver resguardada por cláusulas protetivas que garantam, por exemplo, uma contraprestação da parte que deseja encerrar a relação.
Imagine a seguinte situação: um contrato de prestação de serviços que parece muito vantajoso para o seu negócio com aquele cliente dos sonhos.
Mas, o cliente dos sonhos está assessorado por um advogado especialista na revisão de contratos.
Você, claro, quer muito fechar o negócio e não se importa em contratar um advogado para revisar o contrato enviado pelo cliente dos sonhos.
Você aceita todas as regras estipuladas pelo seu cliente dos sonhos.
Mas, uma das regras é que os orçamentos enviados por sua empresa somente serão pagos após aprovados pelo cliente dos sonhos.
Vamos pensar juntos: como será essa aprovação? Por e-mail? Como a empresa poderá solicitar ajustes? E se a empresa se recusar a reembolsar um orçamento? E se o cliente dos sonhos aprovar o orçamento apenas parcialmente?
É importante procurar um advogado especialista para que um único evento não se torne uma dor de cabeça de dias, meses ou até mesmo anos (caso se transforme em um processo judicial).
5. Conclusão
Guia definitivo do contrato de prestação de serviços
É muito importante que um advogado especialista em contratos redija contratos com previsões que protegem as peculiaridades de sua empresa, assim como é muito importante que um advogado especialista em contratos revise contratos enviados por seus parceiros comerciais.
Optar por contar com uma assessoria jurídica é adotar uma postura essencial para a saúde de qualquer empresa: a postura preventiva.
Afinal, evitar uma disputa é tão importante quanto finalizar uma disputa com sucesso.
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